Accordi di riservatezza: definizione, significato e funzionamento

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Guida Completa agli Accordi di Riservatezza (NDA): Tutto ciò che Devi Sapere

Gli accordi di riservatezza rappresentano uno degli strumenti più utilizzati nel mondo degli affari, specialmente quando si tratta di tutelare segreti commerciali, know-how, informazioni sensibili e dati riservati durante trattative, collaborazioni o rapporti di lavoro. Questa guida approfondita esplora ogni aspetto degli accordi di riservatezza – noti anche come NDA (Non Disclosure Agreement) – partendo dalla loro natura giuridica, fino ad arrivare agli effetti in caso di inadempimento, passando per la disciplina delle obbligazioni, la durata e i riferimenti normativi.

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La Natura degli Accordi di Riservatezza

Nel contesto contrattuale, soprattutto tra aziende e professionisti, la necessità di mantenere riservate alcune informazioni è frequente e strategica. Gli accordi di riservatezza sono strumenti giuridici, spesso modellati sulla prassi anglosassone, destinati a impedire la divulgazione o l’uso improprio di dati confidenziali. Questi accordi possono assumere la forma di contratti autonomi, stipulati appositamente per regolare la trasmissione e l’uso delle informazioni, oppure essere inseriti come clausole all’interno di contratti più ampi, relativi a rapporti di collaborazione, licenza, fornitura, consulenza e altro ancora.

Nel caso di accordi autonomi, spesso l’obbligo di riservatezza grava su una sola parte, ossia quella che riceve le informazioni e si impegna a non divulgarle o utilizzarle per scopi differenti da quelli previsti. Quando invece la riservatezza viene inserita come clausola in un contratto principale, l’obbligo può essere reciproco, coinvolgendo entrambe le parti, che si trovano quindi vincolate a mantenere il segreto su informazioni scambiate durante la negoziazione o l’esecuzione del rapporto contrattuale.

Questi strumenti, nonostante la loro diffusione, non sono stati oggetto di una disciplina specifica da parte del legislatore o della giurisprudenza italiana. Ne deriva che la loro struttura e i loro effetti vengono delineati soprattutto dalla prassi operativa e dalle esigenze concrete delle parti coinvolte.

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Soggetti Coinvolti negli Accordi

Un accordo di riservatezza tipicamente coinvolge almeno due soggetti: colui che fornisce le informazioni e colui che le riceve. Tuttavia, nella realtà operativa, la platea dei destinatari delle informazioni può estendersi anche a soggetti terzi collegati alle parti principali. Si pensi a dipendenti, collaboratori, società controllate, consulenti esterni, istituti di credito o soggetti comunque coinvolti nell’attività oggetto di riservatezza.

Per questo motivo, è fondamentale che l’accordo identifichi espressamente tutte le persone o entità che, a vario titolo, potrebbero venire a conoscenza delle informazioni riservate. Tale identificazione può avvenire attraverso la stipula di specifici accordi accessori con i terzi, oppure mediante formule che obbligano la parte ricevente a garantire la riservatezza anche da parte dei propri dipendenti e collaboratori.

Il livello di attenzione maggiore viene generalmente riservato alla figura del ricevente, perché da questo dipende il rischio di divulgazione o uso improprio dei dati. Tuttavia, in caso di obbligo reciproco, entrambe le parti sono tenute al rispetto degli obblighi di segretezza.

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Oggetto dell’Accordo: Le Informazioni Riservate

Al centro di ogni accordo di riservatezza vi sono le informazioni che le parti intendono mantenere segrete. Queste possono essere di natura economica, finanziaria, commerciale, tecnica, amministrativa o riguardare strategie, piani di sviluppo, trattative, dati personali e molto altro. La riservatezza può riguardare informazioni trasmesse sia in forma scritta sia orale e può coprire tanto i dati già noti quanto quelli che saranno comunicati nel corso del rapporto.

Fondamentale è la chiara definizione di cosa debba intendersi per “informazione riservata” all’interno dell’accordo. In assenza di questa precisazione, il rischio è quello di ambiguità e contestazioni future. Nella prassi, le parti tendono a considerare confidenziali tutte le informazioni comunicate nell’ambito del rapporto, a prescindere dal formato o dal mezzo di trasmissione, a meno che non siano già di pubblico dominio o espressamente escluse dall’accordo.

Oltre alla definizione delle informazioni tutelate, l’accordo si sofferma anche sulle modalità di trattamento delle stesse, precisando come vadano conservate, chi possa accedervi, quali siano i limiti d’uso e cosa accada al termine del rapporto.

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Le Obbligazioni Derivanti dall’Accordo di Riservatezza

Gli obblighi che gravano sulle parti all’interno di un NDA sono molteplici e si configurano prevalentemente come obbligazioni di “non fare” e di “fare”, la cui violazione può comportare conseguenze anche gravi.

Uno degli obblighi principali è la custodia delle informazioni, che richiede al ricevente di adottare tutte le misure ragionevoli e necessarie per evitare la diffusione non autorizzata dei dati. Questo implica un livello di diligenza elevato, spesso superiore a quello comunemente richiesto (“buon padre di famiglia”), e più vicino a quello che si riserverebbe alle proprie informazioni di pari importanza.

Altro obbligo fondamentale è il divieto di utilizzo delle informazioni per finalità diverse da quelle espressamente previste. Le informazioni ricevute, dunque, non possono essere impiegate per trarre vantaggi personali, per favorire terzi o per danneggiare la parte che le ha fornite.

Il ricevente, inoltre, è tenuto a non divulgare le informazioni a soggetti non autorizzati. La violazione di questo obbligo è rilevante anche se non si verifica un danno immediato e concreto, poiché la semplice diffusione indebita rappresenta già di per sé un inadempimento.

Infine, spesso viene previsto l’obbligo di “oblio”, cioè la restituzione o la cancellazione delle informazioni al termine del rapporto o qualora venga meno l’interesse della parte che le ha comunicate. Questo comporta la distruzione di documenti cartacei, la cancellazione dai supporti elettronici e la cessazione di ogni utilizzo delle informazioni riservate.

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Riferimenti Normativi: L’articolo 2105 del Codice Civile

Anche se la normativa italiana non disciplina in modo puntuale gli accordi di riservatezza in ambito contrattuale tra imprese o professionisti, esiste comunque un importante riferimento nell’articolo 2105 del codice civile. Tale disposizione impone al lavoratore il divieto di trattare affari in concorrenza con il datore di lavoro e di divulgare o utilizzare notizie relative all’organizzazione o ai metodi produttivi dell’impresa, ove tale condotta possa arrecare pregiudizio.

Questa norma, pur rivolta principalmente ai lavoratori dipendenti, rappresenta il modello di riferimento per valutare l’obbligo di riservatezza anche nei rapporti tra imprese. La violazione di tale obbligo può comportare non solo sanzioni di natura contrattuale, ma anche profili penali, come nel caso di rivelazione di segreti professionali o industriali, previsti dagli articoli 622 e 623 del codice penale.

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Durata dell’Accordo di Riservatezza

Un altro aspetto cruciale nella redazione di un accordo di riservatezza riguarda la sua durata. In mancanza di una disciplina specifica, sono le parti a stabilire liberamente il periodo di efficacia dell’accordo. È possibile prevedere che la riservatezza venga mantenuta per un periodo determinato – spesso coincidente con la durata delle trattative o del rapporto contrattuale – oppure stabilire una durata che si protragga anche dopo la cessazione dello stesso, a tutela di informazioni particolarmente sensibili.

Talvolta si indicano date precise a partire dalle quali le informazioni non saranno più considerate riservate, oppure si lega la durata dell’obbligo al raggiungimento di determinati obiettivi o alla realizzazione di specifici eventi.

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L’Inadempimento dell’Accordo di Riservatezza

La violazione degli obblighi di riservatezza costituisce un inadempimento contrattuale, con tutte le conseguenze previste dal codice civile. Spesso, per rafforzare l’efficacia dell’impegno assunto, si inserisce nell’accordo una clausola penale, che prevede il pagamento di una somma di denaro a titolo di risarcimento predeterminato in caso di violazione.

In generale, l’inadempimento comporta l’obbligo di risarcire il danno subito dalla parte lesa, secondo quanto previsto dagli articoli 1218 e 1223 del codice civile. Il danno può consistere sia nella perdita subita (danno emergente), sia nel mancato guadagno (lucro cessante).

Va ricordato che la responsabilità per inadempimento non sussiste se la parte obbligata dimostra che l’impossibilità di adempiere è dovuta a cause a lei non imputabili, come ad esempio l’intervento di un’autorità pubblica che imponga la divulgazione delle informazioni.

Se l’inadempimento deriva da dolo, il risarcimento copre ogni danno subito dalla parte lesa; se invece dipende da colpa, il risarcimento è limitato ai danni prevedibili al momento della stipula, secondo quanto stabilito dall’articolo 1225 del codice civile.

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Conclusioni

Gli accordi di riservatezza sono strumenti indispensabili per tutelare il patrimonio informativo di aziende e professionisti, specialmente in un contesto in cui le informazioni rappresentano spesso il principale asset competitivo. La loro corretta redazione, la precisa identificazione delle informazioni tutelate e dei soggetti obbligati, la definizione della durata e delle conseguenze in caso di inadempimento sono elementi fondamentali per garantire una protezione efficace e duratura. Affidarsi alla prassi consolidata e, ove necessario, a professionisti esperti nella materia, rappresenta la scelta migliore per evitare rischi e tutelare i propri interessi.

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