L’“accettazione somma in acconto sul maggiore importo dovuto” indica che il creditore riceve una somma solo come pagamento parziale, riconoscendo che l’importo complessivamente dovuto è superiore; tale dichiarazione serve quindi a documentare l’incasso senza considerare il debito interamente soddisfatto e senza rinunciare, in linea generale, a richiedere il saldo residuo. La funzione pratica è evitare che il pagamento venga interpretato come accettazione definitiva dell’importo versato o come accordo transattivo, purché dalla ricevuta o dagli altri documenti risulti chiaramente la natura di acconto e l’esistenza di un maggiore importo ancora dovuto.

Come scrivere accettazione somma in acconto sul maggiore importo dovuto

La redazione di un’accettazione di somma in acconto sul maggiore importo dovuto deve chiarire con precisione che il creditore riceve e accetta una determinata somma soltanto come pagamento parziale, senza considerare estinto il debito complessivo. Il documento dovrebbe quindi collegare l’acconto al rapporto giuridico dal quale deriva la pretesa, indicando il contratto, l’ordine, la fattura, il preventivo, il riconoscimento di debito, la sentenza, il decreto ingiuntivo, il verbale o qualsiasi altro documento utile a identificare l’obbligazione.

È importante riportare i dati completi delle parti. Per una persona fisica devono essere indicati nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza o domicilio e, se necessario, l’eventuale indirizzo PEC. Per una società o un’impresa occorrono denominazione, sede legale, codice fiscale, partita IVA, numero di iscrizione al Registro delle imprese e dati del rappresentante che sottoscrive l’atto, specificando il titolo in base al quale agisce, ad esempio quale legale rappresentante, procuratore o delegato.

La somma ricevuta deve essere indicata sia in cifre sia in lettere, con l’esatta valuta e la data del pagamento. Occorre precisare la modalità utilizzata, come bonifico bancario, assegno, contanti nei limiti consentiti dalla legge o altro strumento di pagamento, riportando, quando disponibili, la data dell’operazione, il numero dell’assegno, il codice CRO o TRN del bonifico e il conto corrente di provenienza. Se il pagamento non è ancora stato effettivamente incassato, è preferibile usare una formula condizionata, chiarendo che l’accettazione avviene “salvo buon fine” e che l’effetto liberatorio dell’importo si produrrà soltanto dopo l’effettiva disponibilità della somma.

Il punto centrale deve essere espresso senza ambiguità. Una formulazione efficace può essere la seguente: “Il/La sottoscritto/a dichiara di ricevere e accettare la somma di euro [importo], versata da [nome del debitore], esclusivamente a titolo di acconto sul maggiore importo dovuto in relazione a [indicare il rapporto o il documento], senza che tale versamento possa essere interpretato quale integrale pagamento, rinuncia, remissione del debito, transazione o definizione della controversia”. In questo modo si evita che la ricevuta venga interpretata come quietanza liberatoria totale.

La dichiarazione dovrebbe indicare anche l’importo complessivo che il creditore ritiene dovuto alla data del documento, specificando se si tratta di una cifra già determinata oppure di una somma provvisoria soggetta ad aggiornamento. È opportuno distinguere il capitale dagli interessi, dalla rivalutazione monetaria, dalle penali, dalle spese documentate, dalle spese legali e dagli eventuali ulteriori oneri maturati o maturandi. Se il maggiore importo è contestato dal debitore, il documento dovrebbe precisare che l’accettazione dell’acconto non comporta il riconoscimento delle contestazioni né modifica la posizione delle parti sul saldo ancora richiesto.

Particolare attenzione deve essere riservata all’imputazione del pagamento. Se il creditore intende imputare la somma ricevuta prima agli interessi e alle spese e poi al capitale, tale criterio dovrebbe essere scritto espressamente, tenendo conto della disciplina dell’articolo 1194 del Codice civile. Una clausola può prevedere che “la somma viene imputata, nell’ordine, alle spese già sostenute, agli interessi maturati e al capitale, salvo diverso accordo scritto tra le parti”. Se, invece, le parti concordano che l’acconto venga imputato direttamente al capitale, è opportuno esplicitarlo, poiché l’imputazione può incidere sul calcolo del residuo dovuto.

Il documento dovrebbe indicare il saldo che rimane da pagare, preferibilmente con una formula che distingua l’importo già ricevuto dal maggiore importo ancora preteso. Ad esempio, si può precisare che “resta salvo il diritto del creditore di richiedere il pagamento del residuo importo di euro [somma], oltre agli interessi e alle ulteriori somme maturate fino all’integrale soddisfacimento”. Quando il saldo non è ancora quantificabile con certezza, è possibile indicare che l’acconto sarà detratto dal totale risultante dai conteggi aggiornati, senza presentare il residuo come definitivo.

Se le parti hanno concordato una scadenza per il pagamento del saldo, devono essere inseriti il termine esatto, le modalità di versamento e le conseguenze dell’eventuale mancato pagamento. La clausola può stabilire, ad esempio, che il saldo dovrà essere corrisposto entro una determinata data mediante bonifico su uno specifico conto corrente e che, in caso di mancato o tardivo pagamento, il creditore potrà agire per il recupero dell’intero importo residuo, detratto l’acconto già versato, senza necessità di ulteriori autorizzazioni. Se è previsto un piano rateale, ogni rata dovrebbe essere collegata all’importo totale, alla scadenza e all’eventuale decadenza dal beneficio del termine, purché la relativa disciplina sia formulata in modo valido e coerente con l’accordo complessivo.

È utile inserire una clausola di riserva dei diritti, soprattutto quando il pagamento viene effettuato nell’ambito di una contestazione, di una diffida, di una causa civile o di una procedura esecutiva. La riserva dovrebbe precisare che l’accettazione della somma non costituisce acquiescenza, rinuncia agli atti, rinuncia agli interessi, rinuncia alle garanzie, rinuncia alle azioni giudiziali o esecutive e non comporta l’estinzione delle obbligazioni non soddisfatte. Se esiste già una causa, è necessario indicare il tribunale, il numero di ruolo generale e lo stato del procedimento. Se è in corso un’esecuzione, occorre richiamare il numero della procedura e chiarire se l’acconto incide o meno sulle iniziative già intraprese.

Non dovrebbe mancare una dichiarazione espressa sul fatto che il documento non costituisce transazione, salvo che questa sia realmente l’intenzione delle parti. La transazione presuppone reciproche concessioni e può produrre effetti molto diversi da una semplice accettazione di un pagamento parziale. Una formula prudente può stabilire che “il presente atto documenta esclusivamente l’avvenuto pagamento parziale e non integra un accordo transattivo, una novazione o una remissione, restando ferme tutte le obbligazioni e le pretese relative al saldo”. Se, invece, l’acconto è inserito in un accordo più ampio di definizione della controversia, non è corretto utilizzare una semplice ricevuta: occorre redigere un accordo transattivo completo, con l’indicazione delle reciproche concessioni e degli effetti estintivi.

La scrittura deve inoltre chiarire se l’importo è stato accettato dal creditore senza riconoscimento delle eccezioni o delle pretese avanzate dal debitore. Nel caso di pagamento accompagnato da una causale come “saldo e stralcio”, “a definizione” o “a tacitazione”, è particolarmente importante contestare per iscritto quel significato qualora non corrisponda alla volontà del creditore. La causale del bonifico, infatti, può essere utilizzata come elemento probatorio per ricostruire l’accordo tra le parti, anche se non determina automaticamente l’estinzione del debito quando il creditore abbia accettato la somma con una chiara riserva.

Nel documento possono essere richiamati gli articoli 1193, 1194 e 1199 del Codice civile, rispettivamente in materia di imputazione del pagamento, imputazione agli interessi e alle spese e quietanza. I riferimenti normativi non sono indispensabili in ogni caso, ma possono rendere più chiara la struttura giuridica dell’atto, soprattutto quando l’importo riguarda interessi, spese o più debiti distinti. È comunque preferibile non inserire citazioni normative non pertinenti o formule eccessivamente tecniche che possano creare contraddizioni con il contenuto concreto della dichiarazione.

La sottoscrizione deve essere apposta dal creditore o da chi è autorizzato a ricevere il pagamento. Se il documento viene firmato dal debitore come presa visione o accettazione del residuo, è opportuno distinguere chiaramente le due sottoscrizioni e indicare che la firma del debitore non comporta necessariamente un riconoscimento dell’intero debito, a meno che le parti intendano attribuirle proprio tale effetto. In presenza di più debitori o più creditori, tutti i soggetti coinvolti dovrebbero essere identificati e, se necessario, sottoscrivere l’atto oppure conferire una delega valida.

La data e il luogo di sottoscrizione devono essere indicati con precisione. È consigliabile allegare la prova del pagamento, la fattura, il conteggio aggiornato, la diffida, l’accordo precedente o ogni altro documento richiamato nel testo. La trasmissione tramite PEC consente di documentare l’invio e la ricezione; in alternativa, è possibile utilizzare una raccomandata con ricevuta di ritorno o una consegna a mano con firma per ricevuta. Per somme rilevanti o situazioni controverse è opportuno conservare la versione firmata, gli allegati, le comunicazioni precedenti e la documentazione bancaria.

Una formulazione completa potrebbe quindi prevedere: “Con riferimento a [contratto/fattura/procedimento], il/la sottoscritto/a [dati del creditore] dichiara di aver ricevuto da [dati del debitore], in data [data], la somma di euro [importo in cifre e lettere], mediante [modalità di pagamento], e di accettarla esclusivamente quale acconto sul maggiore importo dovuto. L’importo complessivamente richiesto alla data odierna ammonta a euro [importo], oltre a [interessi, spese e ulteriori voci], con imputazione del pagamento a [criterio prescelto]. Rimane pertanto dovuto il saldo, da determinarsi o quantificato in euro [importo], senza alcuna rinuncia, remissione, transazione, novazione o acquiescenza da parte del creditore. Restano impregiudicati tutti i diritti, le azioni, le garanzie e le eccezioni relativi al mancato pagamento del residuo. La presente dichiarazione vale quale ricevuta del solo importo effettivamente versato e, ove previsto, salvo buon fine dell’incasso”. Seguono luogo, data, firma del creditore e, se necessario, firma del debitore per presa visione.

La scelta delle parole è determinante: termini come “a saldo”, “nulla più a pretendere”, “definitivo”, “liberatorio” o “a tacitazione” dovrebbero essere utilizzati esclusivamente quando si intende realmente chiudere il rapporto. In caso contrario, è preferibile parlare di “acconto”, “pagamento parziale”, “maggiore importo dovuto”, “saldo residuo” e “riserva espressa di ogni diritto”. Prima della firma, soprattutto se sono in gioco importi considerevoli, una procedura giudiziaria o possibili effetti fiscali e contabili, il testo dovrebbe essere verificato in relazione ai documenti già scambiati e alla concreta posizione delle parti.

Esempio accettazione somma in acconto sul maggiore importo dovuto

Accettazione di somma in acconto sul maggiore importo dovuto

Tra

il/la Sig./Sig.ra/Società ____, C.F./P.IVA ____, con sede/residenza in ____, Via/Piazza ____ n. __, CAP __, in persona di ____, nella qualità di ____, di seguito denominato/a “Creditore”,

e

il/la Sig./Sig.ra/Società ____, C.F./P.IVA ____, con sede/residenza in ____, Via/Piazza ____ n. __, CAP __, in persona di ____, nella qualità di ____, di seguito denominato/a “Debitore”,

premesso che

a) tra le Parti intercorre il seguente rapporto ____, avente ad oggetto ____;

b) in relazione a tale rapporto, il Debitore riconosce e/o il Creditore dichiara di vantare un credito complessivo pari a Euro ____ oltre ____, per complessivi Euro ____, come risultante da ____ del ____;

c) il Debitore ha corrisposto al Creditore, in data ____, la somma di Euro ____ mediante ____;

d) le Parti intendono precisare che il suddetto pagamento deve essere imputato esclusivamente quale acconto sul maggiore importo dovuto;

tutto ciò premesso, si conviene e si dichiara quanto segue.

1. Il Creditore dichiara di ricevere e accettare dal Debitore la somma di Euro ____ (Euro ____), versata mediante ____, con valuta/data di accredito ____, a titolo di acconto sul maggiore importo complessivamente dovuto in relazione a ____.
2. Il pagamento parziale non costituisce saldo, stralcio, remissione, rinuncia, transazione, novazione o definizione integrale del rapporto e non comporta alcuna rinuncia, espressa o tacita, alla parte residua del credito.
3. A seguito del pagamento sopra indicato, resta dovuto dal Debitore al Creditore l’importo residuo di Euro ____, oltre ____, nonché eventuali ulteriori somme dovute a titolo di ____, fatto salvo il ricalcolo definitivo sulla base di ____.
4. La somma versata sarà imputata, ai sensi degli articoli ____ del Codice Civile e secondo il seguente criterio: ____.
5. Il Debitore si impegna a corrispondere l’importo residuo entro e non oltre il ____, mediante ____, presso ____.
6. In caso di mancato, tardivo o parziale pagamento del residuo, il Creditore sarà libero di agire per il recupero coattivo dell’intero importo ancora dovuto, oltre interessi, spese, oneri e competenze, senza necessità di ulteriori autorizzazioni o solleciti, salvo quanto previsto dalla legge e dagli eventuali accordi tra le Parti.
7. Il presente documento costituisce esclusivamente ricevuta e attestazione dell’avvenuto pagamento parziale e non modifica le obbligazioni originarie, salvo quanto espressamente previsto nel presente atto.
8. Ogni eventuale ulteriore accordo tra le Parti dovrà risultare da atto scritto e sottoscritto da entrambe.
9. Per quanto non espressamente previsto, si applicano le disposizioni del Codice Civile e della normativa vigente in materia di ____.
10. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità del presente documento sarà competente in via esclusiva il Foro di ____, salvo diversa competenza inderogabile prevista dalla legge.

    Letto, confermato e sottoscritto.

    Luogo ____, data ____

    Il Creditore
    Nome/Ragione sociale: ____
    Firma: ____

    Il Debitore
    Nome/Ragione sociale: ____
    Firma: ____

    Ai sensi e per gli effetti degli articoli ____ del Codice Civile, le Parti dichiarano di approvare specificamente le clausole di cui agli articoli ____ del presente documento.

    Il Creditore
    Firma: ____

    Il Debitore
    Firma: ____

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