La lettera di incarico CTP è il documento scritto con cui una parte di un procedimento civile conferisce a un Consulente Tecnico di Parte (CTP) il mandato a compiere accertamenti, redigere perizie e assistere tecnicamente la parte in giudizio; serve a definire con chiarezza l’oggetto dell’incarico, l’estensione delle prestazioni richieste, i termini di consegna, il compenso e le modalità di rimborso delle spese, nonché eventuali limiti di responsabilità e obblighi di riservatezza. Oltre a tutelare il rapporto professionale tra consulente e assistito, la lettera consente di evitare contestazioni successive su competenze e onorari, facilita la gestione procedurale della consulenza (ad esempio il deposito della relazione) e costituisce prova formale del mandato nelle comunicazioni con il giudice e con la controparte.
Come scrivere lettera incarico CTP
La lettera di incarico per un consulente tecnico di parte (CTP) deve essere redatta con chiarezza e precisione perché costituisce il documento che disciplina il rapporto professionale, delimita l’oggetto dell’attività e consente di evitare equivoci processuali, economici e deontologici. In apertura è opportuno individuare le parti contraenti con i loro dati completi: nome o ragione sociale del mandante, codice fiscale/partita IVA, indirizzo o domicilio eletto, riferimenti per le comunicazioni (telefono, posta elettronica, PEC se disponibile) e analogamente i dati anagrafici e professionali del CTP, comprensivi di eventuale iscrizione a albi professionali, recapiti e partita IVA. Va quindi descritto con precisione l’oggetto dell’incarico: la definizione delle questioni tecniche da affrontare, le attività richieste (esame documentale, sopraluogo, rilievi strumentali, analisi di laboratorio, redazione di perizia scritta, predisposizione di relazione tecnica, assistenza in contraddittorio, comparizione in udienza o deposizione), i limiti operativi e ogni indagine che resti esclusa dall’incarico, specificando se la consulenza è destinata esclusivamente all’istruttoria interna del cliente o anche all’utilizzo in sede giudiziaria. È fondamentale indicare i documenti e i materiali che il mandante mette a disposizione del consulente, con l’impegno di conservarne l’originale o di restituirli al termine dell’incarico, nonché la disciplina delle attività di acquisizione di nuovi documenti o prove da parte del CTP e la procedura per il loro inserimento nel fascicolo processuale.
Devono essere disciplinati con chiarezza gli aspetti economici: il compenso professionale, parametrato a tariffa professionale se applicabile o concordato liberamente, la modalità di calcolo (a forfait, a ore, a stato avanzamento lavori), l’indicazione di eventuali anticipi o acconti, il piano e le scadenze dei pagamenti, l’applicazione di IVA e ritenute fiscali, e il rimborso delle spese vive documentate (viaggi, soggiorno, noleggio attrezzature, analisi di laboratorio, perizie collaterali), con la specificazione di come verranno rendicontate e giustificate. È utile prevedere anche l’indicazione di un massimale per le spese, la necessità di autorizzazione preventiva per spese rilevanti e le conseguenze in caso di mancato pagamento da parte del mandante (sospensione dell’attività, risoluzione dell’incarico, compensi per attività svolta).
Il contenuto della lettera deve affrontare i profili temporali: termini per l’esecuzione delle singole prestazioni, termini per la consegna della relazione tecnica o della perizia, eventuali scadenze connesse al calendario processuale e modalità di gestione di urgenze o proroghe. Vanno indicati i tempi di preavviso per il sopraggiungere di impegni che impediscano la comparizione in udienza e le modalità per concordare sostituzioni o integrazioni del team tecnico.
Dal punto di vista deontologico e di conflitto di interessi è necessario un esplicito obbligo da parte del CTP di verificare e dichiarare l’assenza di cause di incompatibilità o conflitti che possano compromettere l’indipendenza e l’obiettività dell’operato; l’incarico dovrebbe prevedere l’obbligo di notificare tempestivamente al mandante eventuali circostanze sopravvenute che determinino un conflitto. Va chiarito il grado di autonomia e indipendenza tecnica del consulente: pur essendo di parte, il CTP deve operare secondo scienza e coscienza professionale e attenersi ai criteri tecnici e metodologici riconosciuti, indicandosi eventualmente gli standard, le normative tecniche o le metodologie che verranno adottate nella valutazione.
Sicurezza e trattamento dei dati personali meritano una specifica disciplina, con richiamo al rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR). La lettera deve precisare le finalità del trattamento, i tipi di dati trattati, i soggetti che possono avere accesso ai dati, le misure di sicurezza adottate, la durata della conservazione dei materiali e la gestione di eventuali dati sensibili; è opportuno includere un consenso informato del mandante all’utilizzo dei dati e alle comunicazioni in ambito processuale. Vanno inoltre trattati gli aspetti relativi alla riservatezza professionale, la tutela delle informazioni confidenziali e i limiti al loro utilizzo, con indicazione delle sanzioni o delle conseguenze in caso di violazione.
La lettera deve definire la natura dei prodotti finali del lavoro del CTP: contenuto, forma e consegna della relazione tecnica, numero di copie, formato digitale o cartaceo, allegati probatori, modalità di deposito in giudizio o di trasmissione all’avvocato del mandante; occorre prevedere la possibilità di redigere versioni preliminari e revisioni e se queste siano comprese nel compenso pattuito. Devono essere specificate le obbligazioni relative alla partecipazione del consulente a eventuali attività processuali: la disponibilità a comparire come testimone o a rendere interrogatorio, i tempi di preavviso, le tariffe per le prestazioni in udienza, e la copertura delle spese di trasferta e del tempo dedicato.
È prudente inserire clausole relative alla responsabilità professionale, ai limiti di responsabilità e all’eventuale obbligo di dotarsi di idonea polizza assicurativa professionale; se si prevedono penali per ritardi o inadempimenti, queste devono essere chiaramente descritte e proporzionate. Vanno inoltre regolate ipotesi di recesso e risoluzione dell’incarico: modalità di comunicazione della disdetta, termini di preavviso, obblighi di collaborazione e consegna del materiale fino a quel momento prodotto, determinazione del compenso per le attività già eseguite e per le spese sostenute fino alla cessazione del rapporto.
Deve essere chiarito il regime di titolarità e utilizzazione del materiale tecnico prodotto, indicando se la relazione, i rilievi, le misurazioni e i dati raccolti sono di proprietà del mandante, se il consulente conserva copie per i propri archivi secondo le norme deontologiche e fiscali, e se il CTP può utilizzare i risultati per fini scientifici o professionali previa cancellazione o anonimizzazione dei dati sensibili. Occorre prevedere la disciplina riguardante l’eventuale coinvolgimento di collaboratori o subconsulenti, specificando se il consulente può avvalersi di terzi, con quali limiti e con l’onere di informare e ottenere il consenso del mandante, oltre all’obbligo che i collaboratori rispettino gli stessi obblighi di riservatezza e di qualità tecnica.
Infine, è utile inserire clausole con finalità pratiche e di ordine formale: indicazione del luogo e della data dell’incarico, dichiarazione di accettazione da parte del CTP, sottoscrizione delle parti, eventuale individuazione del foro competente per eventuali controversie contrattuali e la legge applicabile. La lettera dovrebbe altresì prevedere l’impegno alla comunicazione tempestiva di ogni fatto rilevante per l’esecuzione dell’incarico e la disponibilità a fornire chiarimenti tecnici all’avvocato incaricato della causa. Una stesura completa e dettagliata tutela entrambe le parti, riduce i rischi di contenzioso tra mandante e consulente e facilita l’efficacia dell’intervento tecnico nel contesto del procedimento giudiziario.
Esempio lettera incarico CTP
LETTERA DI INCARICO CTP
Tra le parti:
Il/La sottoscritto/a _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, con studio in _____________, PEC _____________, e-mail _____________, telefono _____________, di seguito “CTP”;
e
Il/La Sig./Sig.ra/Avv. _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, residente/domiciliato in _____________, PEC _____________, e-mail _____________, telefono _____________, in qualità di _____________ (parte assistita/mandante), di seguito “Affidante”.
Premesso che:
– Con riferimento al procedimento civile/penale amministrativo n. _____________ pendente innanzi a _____________ (Giudice/Giurisdizione) iscritto al ruolo in data _____________, l’Affidante intende conferire al CTP l’incarico professionale di consulenza tecnica di parte;
– Le parti intendono disciplinare i termini dell’incarico qui di seguito specificati;
Si conviene e si stipula quanto segue.
1. Oggetto dell’incarico
Il CTP assume l’incarico di svolgere attività di consulenza tecnica di parte relativamente a: _____________ (descrizione sintetica dell’oggetto tecnico), nel procedimento indicato in premessa, con le seguenti prestazioni:
– esame della documentazione tecnica e/o medica e/o contabile: _____________;
– sopralluogo e rilevazioni tecniche: _____________;
– esami, accertamenti e prove strumentali: _____________;
– redazione di relazione tecnica e/o perizia: _____________;
– partecipazione a riunioni, consulenze tecniche preventive e all’eventuale conferenza di consulenti e all’udienza di CTU/CTP: _____________;
– eventuali ulteriori prestazioni concordate: _____________.
2. Durata dell’incarico
L’incarico decorre dalla data di sottoscrizione della presente e resta conferito fino al completamento delle prestazioni sopra indicate o fino al _____________ (data/tipologia di termine). Ogni proroga o modifica dovrà risultare per iscritto.
3. Compenso e modalità di fatturazione
Il compenso per le prestazioni professionali è concordato come segue:
– onorario forfettario pari a € _____________ (oltre IVA e contributo previdenziale se dovuti);
oppure
– parcella calcolata secondo il criterio di: _____________ (tariffa oraria € _____________ / percentuale / altro) con stima complessiva indicativa di € _____________.
Le parcelle saranno fatturate come segue: _____________ (modalità e scadenze di fatturazione).
Le fatture dovranno essere pagate entro _____________ giorni dalla data di emissione mediante bonifico sul conto:
Intestatario: _____________
Banca: _____________
IBAN: _____________
Causale: _____________
4. Anticipi e rimborso spese
A titolo di anticipi per spese e onorari l’Affidante verserà la somma di € _____________ entro _____________ giorni dalla sottoscrizione della presente. Le spese vive (viaggi, perizie specialistiche, diritti di segreteria, spese di cancelleria, pratiche, diritti di copia, ecc.) saranno rimborsate a piè di lista previa esibizione della relativa documentazione e fatturate con la prima parcella utile.
5. Responsabilità professionale
Il CTP svolgerà le prestazioni con la diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico. La responsabilità del CTP è regolata dalle norme vigenti; ogni eventuale pretesa di risarcimento dovrà essere comunicata per iscritto entro _____________ mesi dalla conoscenza del fatto. Le parti convengono, salvo diverso accordo, un limite di responsabilità pari a € _____________ (se desiderato).
6. Svolgimento delle attività e collaborazione
L’Affidante si impegna a fornire al CTP, tempestivamente e in originale o copia, tutta la documentazione necessaria nonché ogni informazione utile per l’esecuzione dell’incarico. Il CTP informerà periodicamente l’Affidante sull’andamento delle attività e comunicherà eventuali criticità o necessità di approfondimenti.
7. Riservatezza e trattamento dei dati
Il CTP si impegna a mantenere la massima riservatezza sui fatti, documenti e notizie di cui verrà a conoscenza in esecuzione dell’incarico, nei limiti consentiti dalla legge. Il CTP tratterà i dati personali secondo quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e dalla normativa nazionale, in conformità all’informativa e al consenso che l’Affidante dichiara di aver letto e di accettare.
8. Subappalto e sostituzione
Il CTP potrà avvalersi di collaboratori o sostituti previo accordo scritto con l’Affidante; il CTP resta comunque responsabile dell’operato dei collaboratori incaricati.
9. Conflitto di interessi
Il CTP dichiara di non trovarsi in conflitto di interessi con le parti in causa alla data della sottoscrizione. Qualora si verifichi una situazione di conflitto, il CTP si impegna a darne immediata comunicazione all’Affidante per le necessarie determinazioni.
10. Recesso e risoluzione
Ciascuna parte potrà recedere dall’incarico mediante comunicazione scritta con preavviso di _____________ giorni. In caso di recesso o risoluzione, il CTP avrà diritto al pagamento delle prestazioni svolte e al rimborso delle spese sostenute fino alla data di efficacia del recesso.
11. Foro competente e legge applicabile
Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione della presente lettera di incarico sarà competente il Foro di _____________. La presente è regolata dalla legge italiana.
12. Documenti allegati
Sono parte integrante dell’incarico i seguenti documenti allegati: elenco documenti consegnati (data e natura) _____________; eventuali incarichi specifici _____________.
13. Accettazione
Con la sottoscrizione della presente l’Affidante conferisce l’incarico al CTP e dichiara di aver preso visione e di accettare le condizioni contrattuali sopra indicate.
Luogo e data: _____________
Per accettazione e conferma incarico:
Il/La CTP _____________________________ Data _____________ Firma _____________
L’Affidante / Cliente _____________________________ Data _____________ Firma _____________