Quante energie si sprecano a volte per rintracciare il materiale che più occorre! Problemi di questo tipo sono frequenti, ma risolvibili se ci si abitua ad ordinare tutto ciò che attiene al lavoro.
Segui i nostri suggerimenti per imparare ad archiviare i dati in modo rapido ed efficiente.
Come suddividere i dati
L’operazione preliminare di ogni archiviazione consiste nel dividere il materiale.
Seleziona ciò che ti interessa e ciò che, invece, puoi eliminare.
Stabilisci un criterio di suddivisione in base alle tue esigenze. Domandati se è meglio archiviare i documenti in base al tipo (lettere, relazioni, articoli, rapporti dei dipendenti) o all’oggetto.
Procedi per ulteriori suddivisioni per rendere più semplice il recupero delle informazioni. Per esempio, se hai deciso di archiviare in base ai progetti, continua secondo il mese in cui i vari documenti sono stati redatti.
Come archiviare in modo efficace
I nostri suggerimenti sono i seguenti:
Procurati degli schedari rapidi da consultare, quindi assegna una diversa importanza in base al contenuto.
Infila i documenti in cartelle colorate: una tinta per ogni tipo di informazione. Su ciascuna applica un’etichetta. Scrivi un nome che indichi immediatamente il contenuto.
Riserva, ad inizio o fine settimana, del tempo per ordinare il lavoro svolto. Delegare ad altri l’archiviazione espone al rischio di eliminare materiale che invece sarà utile.
Disponi gli schedari secondo la frequenza con cui li consulti.
Tieni a “portata di scrivania” l’archivio di cui fai maggiore uso.
Come gestire un archivio informatico
Grazie ai computer, gli uffici si stanno liberando dalla carta, ma capita che anche il personal computer somigli ad un insieme confuso di file.
Basta uno sforzo minimo per far sì che anche il tuo archivio informatico sia organizzato.
Salva i file con nomi dal significato chiaro. Puoi usare il nome del cliente a cui si riferiscono aggiungendo una sigla che sta per il contenuto. (“Rossiprev.doc” può significare “preventivo per Rossi”).
Utilizza le “cartelle” per raccogliere tutti i documenti che hanno un unico riferimento (un cliente, un certo progetto, un’unica sezione dell’azienda).
Esegui periodicamente un “backup”, cioè una copia di sicurezza di tutti i file. Un guasto improvviso può mandare all’aria mesi di lavoro.